Vie des affaires

Formalités des entreprises

Contrôle accru des pièces déposées au RCS et accès des entreprises à leurs données

Depuis le 21 juillet 2022, lorsqu'une entreprise effectue une formalité impliquant une inscription ou une modification au registre du commerce et des sociétés (RCS), les justificatifs déposés font l’objet d’un contrôle renforcé de la part du greffier. Par ailleurs, depuis cette date, les entreprises peuvent demander à consulter l’ensemble des informations les concernant et qui sont diffusées au public.

Contrôle renforcé des pièces déposées par les entreprises au RCS

Vérifications réalisées par le greffier lors du dépôt

Contrôle de l’authenticité et de la valeur probante des pièces

Lorsqu'une entreprise fait une demande d’inscription, de modification ou de radiation au RCS, elle doit accompagner sa demande d’un certain nombre d’actes et de pièces justificatives (c. com. art. R. 123-84).

Ces pièces justificatives sont limitativement énumérées, pour chaque type de formalité réalisée (c. com. art. R. 123-102 à R. 123-110, R. 123-166 et ann. 1-1 au livre 1er) : déclaration de création ou de cessation d'activité ou encore modification des informations déclarées au RCS (par exemple, du fait d’un changement de dirigeant, de dénomination, d’une augmentation de capital, etc…).

Dans le cadre de la lutte contre la fraude documentaire, le greffier du tribunal de commerce peut, depuis le 21 juillet 2022, demander des justificatifs complémentaires à l’entreprise déclarante lorsqu'il doute de l’authenticité de la pièce produite ou lorsque sa valeur probante n’est pas suffisante (décret, art. 2 ; c. com. art. R. 123-84-1 nouveau).

Vérifications particulières pour les pièces justifiant d’une identité

Actuellement, dans le cadre de l’enregistrement des demandes des entreprises, le greffier réalise des vérifications portant sur les informations transmises. Il s’assure qu’elles sont conformes aux dispositions législatives et réglementaires, qu’elles correspondent aux pièces justificatives et actes déposés et qu’elles sont compatibles, dans le cas d'une demande de modification ou de radiation, avec l'état du dossier (c. com. art. R. 123-95).

À ce contrôle, le décret 2022-1014 du 19 juillet 2022 ajoute une nouvelle vérification particulière concernant les pièces justifiant d’une identité, produites lors d’une demande d’immatriculation. Depuis le 21 juillet 2022, le greffier s’assure que la carte nationale d’identité, le passeport ou le titre de séjour émis n’a pas été invalidé dans les bases de gestion informatiques utilisées pour la délivrance du document (par exemple, à la suite d’une perte, d’un vol ou d’un retrait).

En cas d’invalidité, le greffier réclame à l’entreprise concernée, dans un délai d’un jour franc, la production d’un autre document d’identité figurant dans la liste des pièces justificatives figurant à l’annexe 1-1 du livre I du code de commerce. L’entreprise dispose alors d’un délai de 15 jours pour fournir la pièce demandée.

À réception de cette pièce et après une nouvelle vérification de sa validité, le greffier procédera à l’immatriculation demandée dans le délai d'un jour franc ouvrable à compter de la réception (décret, art. 2 ; c. com. art. R. 123-95-1 nouveau).

Contrôle réalisé a posteriori

Le décret offre la possibilité au greffier de demander des pièces complémentaires en cas d’irrégularités constatées postérieurement au dépôt des pièces.

Ainsi, depuis le 21 juillet 2022, lorsque le greffier est informé que l’immatriculation d’une personne ou une inscription modificative aurait été réalisée au moyen d’une pièce ou d’un acte irrégulier et que cette information revêt un caractère sérieux, il en informe la personne immatriculée par lettre recommandée avec avis de réception.

Le greffier lui demande alors de produire des justificatifs complémentaires dans un délai de 15 jours. En cas d’absence de réponse, le greffier mentionne au RCS cette demande de régularisation ainsi que sa date (décret, art. 2 ; c. com. art. R. 123-125-1 nouveau).

Si, dans le délai d’un mois à compter de l’inscription de cette mention, la personne immatriculée n’a toujours pas régularisé sa situation, le greffier pourra alors la radier d’office du RCS (décret, art. 2 ; c. com. art. R. 123-136-1 nouveau).

Droit de consulter les informations diffusées au public

Depuis le 21 juillet 2022, les entreprises peuvent obtenir auprès du guichet unique électronique, les données les concernant telles que diffusées au public par les répertoires et registres existants. Elles peuvent le faire à l’occasion de chaque formalité de modification ou de cessation d’activité (décret, art 1 ; c. com. art. R. 123-30-16).

A noter. Pour rappel, à compter du 1^er janvier 2023, le recours au guichet unique électronique deviendra obligatoire pour toutes les formalités des entreprises (loi 2019-486 du 22 mai 2019, art. 1 ; décret 2021-300 du 18 mars 2021). Toutefois, jusqu'au 31 décembre 2022, un déclarant a encore également la possibilité de présenter directement au greffe du tribunal de commerce, sa demande d’inscription ou de modification au RCS ou encore passer par l’intermédiaire d’un centre de formalités des entreprises (CFE).

À compter du 1^er janvier 2023, les entreprises pourront, dans les mêmes conditions, demander l’obtention de ces informations au registre national des entreprises qui se substituera à la plupart des registres et répertoires auprès desquels les entreprises sont actuellement tenues de s’immatriculer (c. com. art. R. 123-2, à venir).

Décret 2022-1014 du 19 juillet 2022, JO du 20, texte 4, art. 1 et 2

Date: 13/01/2026

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